Assistant de Gestion (H/F)

Mulhouse , Haut-Rhin (68200)

Le poste

Vos principales responsabilités :

En bref : Assistant(e) de gestion H/F – CDI – Mulhouse – Gestion administrative, gestion des dossiers clients, accueil.
Adsearch Strasbourg recherche pour son client, un acteur majeur dans la gestion de patrimoine du Grand-Est, un Assistant(e) de gestion (H/F) dans le cadre d’une embauche en CDI.

VOS MISSIONS
Au sein du Pôle Back-Office composée de 3 collaborateurs, vous prenez en charge les missions suivantes :
- Gérer les boîtes mails : gérer les urgences, passer les messages, relancer les demandes si nécessaire, envoyer des courriers aux clients et aux compagnies, envoyer des mailings et les newsletters pour informer les clients des actualités de façon mensuelle.
- Accueillir physiquement et téléphoniquement, prendre des rendez-vous et gérer les agendas, renseigner les clients, prendre et transmettre des messages.
- Gérer des dossiers clients pour la gestion de patrimoine : préparer des documents clients pour les rendez-vous, préparer des documents de gestion, envoyer des documents d’actes de gestion aux clients et aux compagnies, suivre des actes de gestion, répondre par mail/téléphone aux clients et aux partenaires, suivre des dossiers, relancer, mettre à jour des clients dans le progiciel et remplir la LAB client et la LAB opération.
- Effectuer des envois de courrier en masse pour des campagnes cibles, vérifier que les documents des fournisseurs soient toujours à jour, aider à l’organisation de la réunion annuelle et des événements clients, préparer les listings clients pour les invitations, contacter les prestataires pour des informations complémentaires, valider les jours/horaires souhaités pour les déplacements et s’occuper des réservations, gérer les réservations pour les sorties et vérifier que les paiements soient effectués, participer à des projets transverses internes en apportant l’expertise du back-office.

Le profil

PROFIL
De formation dans la Gestion ou l’Administratif, vous justifiez idéalement d’une première expérience sur un poste similaire. Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, idéalement le progiciel O2S) et avez une bonne capacité d'organisation. Vous êtes rigoureux, méthodique, et avez un bon sens du relationnel. Aussi, vous appréciez la polyvalence des tâches, et avez un grand sens de la confidentialité.

LES AVANTAGES CHEZ NOTRE CLIENT
- Télétravail possible 1 jour par semaine
- Participation à des événements d’entreprise et formations
- Bonne ambiance de travail

LE PROCESS DE RECRUTEMENT
- Premier entretien : avec notre consultant spécialisé
- Deuxième entretien : avec le Responsable Back-Office
- Troisième entretien : avec le DRH de notre client

Les données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature font l’objet d’un traitement informatique conformément à la réglementation relative à la protection des données destiné précisément à la gestion du processus de recrutement des futurs collaborateurs.
Le Groupe Adéquat, en sa qualité de responsable de traitement, collecte et traite les informations présentes sur les documents que vous transmettez sur notre plateforme.

Pourquoi nous traitons vos données ?
Le traitement déployé par le service sourcing a pour fin la gestion du processus de recrutement, l’accomplissement des formalités obligatoires et l’alimentation du dossier administratif des candidats retenus.
Si vous le souhaitez, les informations fournies pourront enrichir notre CVthèque ou servir à répondre à d’autres offres d’emploi.

Quelles catégories de données sont collectées ?
Pour répondre à ces finalités, seules des informations personnelles strictement nécessaires à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé vous seront demandées pendant la phase de sélection. À cette fin, nous vous demanderons des données relatives aux diplômes que vous avez obtenus, à vos expériences professionnelles, à vos compétences et aptitudes professionnelles en lien avec le poste proposé.
Dans le cas où votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat, nous vous demanderons des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires.
En postulant à nos offres, vous consentez au traitement de vos données à caractère personnel (article 6.1 a du RGPD).

Pendant combien de temps nous conservons vos données ?
Vos données ne seront pas conservées pour une durée allant au-delà de ce pour quoi elles sont collectées
Afin d’effectuer le traitement mentionné ci-dessus, les données collectées sont susceptibles d’être communiquées aux filiales du Groupe Adéquat.

Qui a accès à vos données ?
Votre dossier est traité de manière confidentielle. Seuls ont accès aux données à caractère personnel y figurant les responsables des services intéressés par votre candidature. En cas d’issue positive au processus de recrutement, le service sourcing sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de votre embauche.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de suppression de vos données, et pouvez également demander la limitation du traitement. Vous disposez également d’un droit à la portabilité.
Pour exercer vos droits et nous interroger à l’adresse suivante : dpo@groupeadequat.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à l’autorité de contrôle compétente.

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