ASSISTANT ADMINISTRATIF BTP (H/F)

Your main responsibilities :

EN BREF : ASSISTANT ADMINISTRATIF BTP  H/F / CDD 6 MOIS +
Rem 28-32K€ sur 13 mois / Gradignan

Client :

Notre client, une belle PME situé à Gradignan  recherche un(e) assistant administratif spécialisé BTP  H/F

MISSIONS :
Sous la responsabilité de l'assistant travaux, vos missions en tant qu'assistant administratif BTP :
 

Gestion administrative des marchés et des opérations

• Assurer le suivi administratif des dossiers de consultation et des marchés.
• Préparer et compléter les documents contractuels.
• Participer au lancement administratif des opérations.
• Assurer le suivi des dossiers en cours en lien avec les équipes opérationnelles.
• Gérer les documents relatifs aux sous-traitants et aux partenaires.
• Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers de fin d'opération et la documentation associée.
• Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers.

Gestion administrative générale

• Suivre certains dossiers administratifs liés aux moyens généraux (véhicules, matériels informatiques, téléphonie, maintenance des équipements).
• Effectuer les rapprochements et le suivi de documents administratifs.
• Gérer les commandes de fournitures et consommables.
• Mettre à jour les tableaux de suivi et les bases documentaires.

Accueil et secrétariat

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs.
• Réceptionner, traiter et diffuser les courriers et messages.
• Participer à la communication interne et à la diffusion des informations.
• Réaliser les tâches administratives courantes (courrier, affranchissement, classement, suivi documentaire).

Responsabilités principales :

Suivi des opérations avec les partenaires externes :

• Traitement et enregistrement des documents financiers liés aux tiers
• Vérification de la conformité des éléments selon les règles internes
• Contribution à la préparation des règlements périodiques
• Mise à jour et gestion des informations administratives associées
• Analyse et suivi des comptes, identification et traitement des écarts
• Gestion des échanges et demandes en lien avec les interlocuteurs externes
• Participation au suivi administratif de certains prestataires après contrôle des justificatifs
• Suivi de certains engagements contractuels et éléments de garantie
• Analyse de la cohérence des données issues de différents outils de gestion

Suivi des opérations liées à l’activité :

• Enregistrement des flux liés à la facturation
• Suivi des encaissements et contribution aux actions de suivi des règlements

Participation aux travaux périodiques :

• Contribution aux opérations de clôture récurrentes
• Participation aux travaux déclaratifs courants
• Appui à la préparation des éléments de synthèse financière

Activités transverses :

• Interaction régulière avec les équipes internes dans une logique de coordination
• Contribution à la qualité des relations avec les partenaires externes
• Élaboration de supports de suivi et de synthèses à destination de la direction