Assistant de Gestion Back-Office (H/F)

Le job

En bref : Assistant(e) de gestion H/F – CDI – Mulhouse – Gestion administrative, gestion des dossiers clients, accueil.
Adsearch Strasbourg recherche pour son client, un acteur majeur dans la gestion de patrimoine du Grand-Est, un Assistant(e) de gestion (H/F) dans le cadre d’une embauche en CDI.

VOS MISSIONS
Au sein du Pôle Back-Office composée de 3 collaborateurs, vous prenez en charge les missions suivantes :
- Gérer les boîtes mails : gérer les urgences, passer les messages, relancer les demandes si nécessaire, envoyer des courriers aux clients et aux compagnies, envoyer des mailings et les newsletters pour informer les clients des actualités de façon mensuelle.
- Accueillir physiquement et téléphoniquement, prendre des rendez-vous et gérer les agendas, renseigner les clients, prendre et transmettre des messages.
- Gérer des dossiers clients pour la gestion de patrimoine : préparer des documents clients pour les rendez-vous, préparer des documents de gestion, envoyer des documents d’actes de gestion aux clients et aux compagnies, suivre des actes de gestion, répondre par mail/téléphone aux clients et aux partenaires, suivre des dossiers, relancer, mettre à jour des clients dans le progiciel et remplir la LAB client et la LAB opération.
- Effectuer des envois de courrier en masse pour des campagnes cibles, vérifier que les documents des fournisseurs soient toujours à jour, aider à l’organisation de la réunion annuelle et des événements clients, préparer les listings clients pour les invitations, contacter les prestataires pour des informations complémentaires, valider les jours/horaires souhaités pour les déplacements et s’occuper des réservations, gérer les réservations pour les sorties et vérifier que les paiements soient effectués, participer à des projets transverses internes en apportant l’expertise du back-office.
 

Le profil

PROFIL
De formation dans la Gestion ou l’Administratif, vous justifiez idéalement d’une première expérience sur un poste similaire. Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, idéalement le progiciel O2S) et avez une bonne capacité d'organisation. Vous êtes rigoureux, méthodique, et avez un bon sens du relationnel. Aussi, vous appréciez la polyvalence des tâches, et avez un grand sens de la confidentialité.

LES AVANTAGES CHEZ NOTRE CLIENT
- Télétravail possible 1 jour par semaine
- Participation à des événements d’entreprise et formations
- Bonne ambiance de travail

LE PROCESS DE RECRUTEMENT
- Premier entretien : avec notre consultant spécialisé
- Deuxième entretien : avec le Responsable Back-Office
- Troisième entretien : avec le DRH de notre client